Automatizācijai man gribas uzdot vienkāršu jautājumu: cik darba pēc tam paliks cilvēkam? Faila saņemšanu un paziņojumu var savienot diezgan ātri. Bet kādam vēl jāskatās, vai atnācis pareizais fails, un jāreaģē, ja plūsma apstājas.

Tāpēc es vispirms pierakstītu pašreizējo procesu. Kas pienāk, kur nonāk un kurā vietā kāds pieņem lēmumu. Tas bieži palīdz saprast, ar kuru posmu sākt.

Piemērs no materiālu saņemšanas

Iedomāsimies video materiālu plūsmu: saņemam failu, pierakstām projektu un versiju, pārbaudām informāciju, nododam atbildīgajam. Tad kāds materiālu apstiprina vai atdod labošanai.

Es sāktu ar reģistrēšanu un paziņojumu par saņemšanu. Apstiprināšanu atstātu cilvēkam, kamēr ir skaidrs, kā šo lēmumu pieņem.

Ja vienam failam trīs vietās ir trīs projekta nosaukumi, vispirms jāvienojas par vienu identifikatoru. Citādi automatizācijā pārcelsim to pašu neskaidrību.

Aprēķins, kuru es gribētu redzēt

Pieņemsim, ka mēnesī pienāk 40 materiāli un katra reģistrēšana ar nodošanu aizņem 6 minūtes. Tās ir 240 minūtes jeb 4 stundas.

Pēc automatizācijas katru materiālu vēl pārbaudām 2 minūtes. Kopā 80 minūtes. Uzturēšanai un izņēmumiem atvēlam vēl stundu mēnesī. Izveide prasījusi 8 stundas. Šie ir izdomāti skaitļi, ar kuriem varam pārbaudīt aprēķinu.

Neto ietaupījums mēnesī =
manuālais darbs − pārbaude − uzturēšana

4 h − 1,33 h − 1 h ≈ 1,67 h mēnesī

Izveidē ieguldītā laika atgūšana:
8 h / 1,67 h ≈ 4,8 mēneši

Man šāds rezultāts būtu daudz noderīgāks par apgalvojumu, ka automatizācija ietaupa četras stundas. Mums joprojām ir pārbaude un uzturēšana.

Tas ir tikai laika aprēķins. Naudas aprēķinā vēl jāiekļauj licences, infrastruktūra un cilvēku atšķirīgās stundu izmaksas. Ja pārbaude un uzturēšana patērē visu ietaupīto laiku, šajā modelī izveides laiks neatgūstas. Var būt cits ieguvums, piemēram, mazāk kļūdu — bet arī to gribētu pārbaudīt.

Kas notiek sliktā dienā?

Pirms plūsmu ieslēgtu ikdienas darbā, es izietu cauri dažiem jautājumiem:

  • Ko darām, ja fails pienāk divreiz?
  • Kā pamanām, ka nav projekta identifikatora?
  • Kas saņem ziņu, ja galamērķa sistēma nav pieejama?
  • Vai darbu var pabeigt manuāli?
  • Kur redzam notikumu un statusu vēsturi?
  • Kurš pārbauda plūsmu pēc sistēmu izmaiņām?

Atkārtoti saņemts fails nedrīkst radīt vēl vienu uzdevumu, ja tas pats notikums jau apstrādāts. Un neizdevusies darbība nedrīkst izskatīties pabeigta.

Es šīs situācijas arī izmēģinātu. Tad pēc kāda laika salīdzinātu patērētās stundas ar sākotnējo aprēķinu. Tur kļūst redzams, vai ideja ir palīdzējusi un ko vēl vajag sakārtot.

Ja plūsmā ir AI, vēl jāpieskaita tā rezultātu pārbaude. Tam var sākt ar viena darba izmēģinājumu. Man automatizācija ir izdevusies tad, kad ikdienas darbs kļūst vieglāk pārskatāms un kopumā prasa mazāk uzmanības.